Nuevo reglamento de facturación
Toda la información sobre el nuevo reglamento de facturación, VERI*FACTU, facturación electrónica y sus requisitos a los SIF (Sistemas Informáticos de Facturación).
Introducción: ¿De qué se trata?
El Gobierno, en su lucha contra el fraude, ha regulado las condiciones y requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación de forma que las facturas emitidas resulten inalterables.
Para ello caben dos sistemas:
- Enviar a la AEAT cada factura casi inmediatamente después de ser emitida. (sistema denominado VERI*FACTU).
- Obligar a que los fabricantes de software y sistemas de facturación garanticen que cumplen unos requisitos que impidan la alteración de las facturas.
Cada empresa elegirá si su sistema de facturación trabaja con el primer método o con el segundo.
Última actualización: Febrero de 2024.
Resumidamente
El nuevo reglamento de facturación establece nuevos requisitos a los sistemas informáticos.
Todos los sistemas informáticos utilizados en España para emitir facturas deberán estar adaptados a las exigencias de este nuevo reglamento.
Dichos requisitos no son sólo formales sino también técnicos y suponen en la práctica que ningún programa, equipo o sistema informático pueda seguir siendo válido tras la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación.
El objetivo de dichos requisitos técnicos es claro: Evitar el fraude evitando la alteración de las facturas posteriormente a su emisión.
No hay que confundir este nuevo reglamento de facturación que establece requisitos a los sistemas informáticos de facturación con la próxima obligación de emitir factura electrónica. Los requisitos y disposiciones de este nuevo reglamento de facturación son distintos en su alcance, sus plazos y sus obligaciones.
Situación actual
- 1: Hitos más importantes
- 2: Relación entre nuevo reglamento de facturación, el Sistema Inmediato de Información de IVA (SII), y VERI*FACTU.
- 3: A quiénes afecta el nuevo reglamento de facturación
- 4: ¿Cómo afecta el nuevo reglamento a los sistemas informáticos de facturación?
- 5: Soy una empresa o profesional: ¿Cómo puedo adaptarme al nuevo reglamento de facturación?
- 6: ¿Cuándo entrará en vigor el nuevo reglamento de facturación?
1: Hitos más importantes
- 2016: Directiva (UE) 201671164, del Consejo, de 12 de Julio de 2016, que establece normas contra las prácticas de elusión fiscal. Se conoce como ATAD (Directiva anti elusión fiscal).
- 2021: Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Esta Ley establece diversas medidas para evitar el fraude fiscal. Entre otras cabe destacar los cambios que realiza en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, Ley General Tributaria, para disponer que:
“Reglamentariamente se puedan establecer especificaciones técnicas que deban reunir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas así como también los requisitos para estar debidamente certificados y sus formatos estandarizados para su legibilidad”
Es decir, se permite que por vía de reglamento se puedan establecer requisitos técnicos para los sistemas informáticos de facturación (y los contables).
- 21 de febrero de 2022: Al amparo de la ley anterior, se somete a trámite de información pública el nuevo reglamento de facturación que establece esos requisitos técnicos para los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de los registros de facturación.
- El 21 de junio de 2022: La Agencia Tributaria publica una guía con las novedades previstas respecto a la versión publicada anterior tras el trámite de información pública.
- El 5 de diciembre de 2023: Se publica en el BOE el Nuevo Reglamento de Facturación, y establece su entrada en vigor.
- El 4 de enero de 2024: Se somete a trámite de audiencia el proyecto de Orden Ministerial que establece las especificaciones técnicas y funcionales.
Es necesario esperar a la publicación de la Orden Ministerial definitiva que determine diversos detalles técnicos que son necesarios para poder adaptar los sistemas informáticos de facturación.
2: Relación entre nuevo reglamento de facturación, el Sistema Inmediato de Información de IVA (SII), y VERI*FACTU.
Del Sistema Inmediato de Información de IVA (SII), de los requisitos para los sistemas y programas informáticos para la facturación, y VERI*FACTU.
El nuevo reglamento de facturación establece requisitos a cómo trabajan los programas y sistemas informáticos de facturación, cómo registran la información y cómo se imprimen las facturas.
Adicionalmente el nuevo reglamento de facturación describe el sistema VERI*FACTU.
El sistema VERI*FACTU es opcional y permite que los programas comuniquen a la Agencia Tributaria cada factura simultáneamente a su creación. En eso el sistema VERI*FACTU es parecido al sistema SII al que en la actualidad ya están obligadas determinadas empresas y similar al sistema establecido por las Haciendas Forales vascas denominado “Ticket Bai”.
3: A quiénes afecta el nuevo reglamento de facturación
El nuevo reglamento de facturación afecta prácticamente a todas las empresas y profesionales. Hay algunas excepciones pero son muy pocas, entre otras las empresas incluidas en el SII ( Sistema Inmediato de Información de IVA), las operaciones sin obligación de expedir factura, y sujetos tributarios incluidos en determinados regímenes fiscales como por ejemplo el de Recargo de Equivalencia.
A efectos prácticos, considere que Vd. y su programa o sistema informático se va a tener que adaptar a los requisitos del nuevo reglamento de facturación. Sí o sí.
4: ¿Cómo afecta el nuevo reglamento a los sistemas informáticos de facturación?
Requisitos técnicos que deberán cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación
Todos los programas y sistemas informáticos que emiten facturas, tanto completas como simplificadas, deberán cumplir estos requisitos:
- Para cada factura se debe generar un “registro de alta” o un “registro de anulación” según sea el caso con determinada información de la factura y además una huella “hash” encadenando la factura con la anterior y registrando el instante (fecha hora minuto y segundo) en que se ha generado ese registro.
- Además ese registro generado deberá estar firmado electrónicamente.
- Todas las facturas (incluso las simplificadas) deberán incluir un código QR conteniendo ciertos datos de la factura (cuya lectura permitirá al receptor de la misma proporcionar información de esa factura a la Agencia Tributaria). En caso de ser una factura electrónica se puede sustituir el código QR por la información que contiene.
También prevé que las empresas puedan (opcionalmente) remitir a la Agencia Tributaria los registros de facturación por medios electrónicos. En ese caso el sistema informático será considerado “Sistema de emisión de facturas verificables” o “Sistemas VERI*FACTU” con ciertas ventajas.
Además exige el cumplimiento de unas garantías:
- Integridad e inalterabilidad: De modo que una vez generados y registrados los registros de facturación, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello.
- Trazabilidad: Se refiere al encadenamiento mediante una huella de los registros de facturación.
- Conservación, accesibilidad y legibilidad: Obligando a la conservación de los registros de facturación durante los plazos que establece la Ley General Tributaria, y los procedimientos de descarga y exportación para su remisión a la Agencia Tributaria.
5: Soy una empresa o profesional: ¿Cómo puedo adaptarme al nuevo reglamento de facturación?
Prácticamente todas las empresas y profesionales van a tener que hacer cambios en su programa o sistema de facturación para adaptarse a los requisitos que establece el nuevo reglamento de facturación. Esto significa que su programa o sistema informático de facturación, tal y como está ahora, no le servirá.
Por tanto, para prever el cambio que seguramente va a tener que efectuar caben las siguientes soluciones:
Que, llegado el momento, su proveedor informático actualice su programa o sistema informático de facturación. Bien porque esté incluido dentro de los servicios de su contrato de mantenimiento y actualización, bien porque lo adquiera con posterioridad, deberá actualizar su actual programa.
Puede que lo anterior no sea posible por muchas causas:
- Porque su proveedor de software o sistema de facturación es una empresa extranjera y no desea hacer la adaptación.
- La inversión que le pide es muy elevada
- Su empresa desarrolladora de software ha desaparecido o ya no da soporte de ese software.
En cualquiera de esos casos puede adaptar su actual software mediante un programa adaptador al nuevo reglamento de facturación como pueden ser GestorNF (Gestornuevafacturación) o GestorVerifactu que funcionarán de manera similar a Gestorsii (www.gestorsii.com) y Gestor Ticket Bai (www.gestorticketbai.com)
Otra opción es cambiar completamente su software de facturación, pero suele exigir un mayor desembolso económico, implicar un esfuerzo de adaptación y formación y conllevar a menudo pérdida de datos actuales (clientes, facturas, stocks…).
Si desea más información sobre cómo puede adaptar su software al nuevo reglamento de facturación rellene el formulario de consulta.
6: ¿Cuándo entrará en vigor el nuevo reglamento de facturación?
El nuevo reglamento de facturación establece que todas las empresas están obligadas a adaptar sus sistemas informáticos a lo establecido en el nuevo reglamento de facturación antes del 1 de julio de 2025.
Los productores y comercializadores de Sistemas Informáticos de Facturación deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al Reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación.”
Las empresas y profesionales deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las
características y requisitos que se establecen antes del 1 de julio de 2025.
Además las empresas desarrolladoras de software deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al
Reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que desarrolla al reglamento, y que aún no ha sido publicada.
Preguntas frecuentes
El nuevo reglamento de facturación establece unos requisitos obligatorios para los sistemas informáticos de facturación. El nuevo reglamento de facturación también dispone el sistema VERI*FACTU, que implica la comunicación a la AEAT de todas las facturas de forma inmediata a su emisión. VERI*FACTU es opcional por lo que pueden acogerse a ese sistema las empresas que lo deseen.
Una empresa incluida en el SII está excluida del ámbito de aplicación del nuevo reglamento de facturación.
No. Tan sólo será necesaria una declaración responsable por parte del fabricante del programa o del sistema informático de facturación de que cumple los requisitos del nuevo reglamento de facturación, pero ninguna institución ni organismo va a llevar a cabo homologación alguna de programas y sistemas informáticos.
Tajantemente no.
Hay mucha confusión y se suele pensar que lo que establece el nuevo reglamento de facturación para los programas y sistemas informáticos de facturación queda contenido y cubierto con la adopción de la factura electrónica.
Son obligaciones distintas.
El propio Real Decreto que aprueba el nuevo reglamento de facturación indica:
“Existen sensibles diferencias entre la normativa de factura electrónica, que afecta a la documentación, conservación y transmisión de estos documentos, y la materia regulada en este real decreto, que se refiere a los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de sus formatos.”
Para terminar afirmando que:
“El contenido de este Real Decreto resulta compatible con la implantación de la factura electrónica, generando adicionalmente sinergias entre ambas normativas.”
Salvo unas pocas excepciones: Sí, para Vd. será obligatorio.
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