Información sobre la obligación de facturación electrónica
Introducción
El Gobierno de España ha declarado su decidida intención de establecer que las empresas y profesionales emitan obligatoriamente factura electrónica en sus transacciones con otras empresas y profesionales.
No obstante, el desarrollo legislativo y reglamentario a la fecha actual es escaso y con más incógnitas que certezas.
Última actualización: Noviembre de 2023.
La obligación de emitir factura electrónica es distinta y complementaria a las obligaciones que establece el Nuevo Reglamento de Facturación y VERI*FACTU.
Factura electrónica: ¿En qué consiste?
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que ha sido expedida en formato electrónico y constituye una alternativa legal a la factura en papel.
De lo anterior se concluye lo siguiente:
- Es una factura, por lo que debe cumplir las mismos requisitos (formales, plazos, contenido…) que una factura tradicional expedida en papel.
- Al ser una factura, tiene los mismos efectos que al emitir una factura en papel.
- Es electrónica, por lo que se expide y se recibe en formato electrónico.
Hay dos tipos de facturas electrónicas:
- Las de formato estructurado: Que son generadas por los sistemas informáticos en un formato establecido y estandarizado para que puedan ser importadas directamente por el receptor en sus propios sistemas informáticos. Un ejemplo son las facturas en formato Facturae o EDIFACT.
- Las de formato no estructurado: Que son básicamente una representación electrónica (una imagen) de la factura en papel, por lo que no pueden ser importadas directamente por el receptor en su sistema informático sin recurrir a procedimientos costosos. Un ejemplo son las facturas en formato PDF.
Ventajas de la factura electrónica
Las ventajas de la factura electrónica son muchas y es por ello que el Gobierno de España está tan decidido a favorecer e impulsar su uso entre las PYMES y profesionales autónomos. Entre otra ventajas:
- Disminución de errores humanos en su tramitación y de la duración del ciclo de tramitación.
- Desaparecen los costes de envío postal y de impresión.
- Fácil y menos costoso almacenamiento y acceso.
Obligatoriedad de la factura electrónica: Estado actual
Obligación:
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (más conocida como Ley Crea y Crece) modifica la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información para establecer la obligatoriedad de emitir y recibir facturación electrónica de todas las empresas y profesionales:
“Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.”
La obligación es taxativa y general, obligando a todas las empresas y profesionales a emitir y recibir facturas electrónicas.
Todas las empresas y profesionales estarán obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones con otras empresas y profesionales.
Así mismo establece otras obligaciones entre las cuales destacamos:
- Las soluciones de empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica y las propias de las empresas emisoras y receptoras, deben garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuita con otras plataformas y soluciones.
- Se podrán solicitar copias de las facturas electrónicas sin coste durante los 4 años siguientes a la emisión de una factura electrónica.
- El receptor de una factura no puede obligar al emisor a utilizar una solución plataforma o proveedor de facturación electrónica predeterminado.
Además, establece multas de hasta 10.000.-€ a quienes estando obligados a ello incumplan las obligaciones anteriores.
Las multas por incumplir la obligación de emitir factura electrónica pueden llegar a los 10.000.-€
Por último, faculta al Gobierno a desarrollar reglamentariamente lo previsto en esta ley. Tanto los requisitos técnicos como el contenido de las facturas electrónicas, interoperabilidad, requisitos de seguridad y estandarización, etc.
Reglamento:
Con fecha 15 de junio de 2023 se ha publicado el borrador del Real Decreto de Factura Electrónica.
Como es un borrador, aún no establece obligaciones ni plazos concretos, pero determina de forma casi definitiva cómo se va a llevar a cabo la obligatoriedad de emisión de factura electrónica entre profesionales y empresas.
El borrador establece que la entrada en vigor del mismo está supeditada a la obtención de una excepción comunitaria sobre el IVA, y a los 12 meses de su publicación por lo que su entrada en vigor efectiva se dilatará aún bastante en el tiempo, fácilmente más de dos años.
Plazos:
La Ley establece la obligatoriedad de emisión de factura electrónica:
- Para empresas y profesionales que facturen más de 8 millones de euros: al año de aprobarse el reglamento.
- Para el resto de empresas y profesionales: a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.
Vencido el plazo de seis meses que establecía la ley para desarrollar el reglamento, aún no ha sido publicado por lo que en la actualidad cualquier estimación sobre la entrada en vigor es una conjetura.
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